Facturación rápida

Hemos añadido una serie de mejoras en la creación de facturas, tanto desde una cita como desde la zona de facturación, para que puedas crear más rápido tus facturas.

Ahora, cuando creas una factura, puedes indicar:

  • La fecha de la factura.
  • El estado del pago.
  • La forma de pago.
  • La cuenta si la forma de pago es transferencia bancaria.
  • Observaciones.

Al hacer clic en el botón «Añadir factura», esta se crea automáticamente.

Puedes modificar la factura posteriormente, pero con este cambio, la facturación de citas en las que tienes que cobrar un único servicio es mucho más rápida.

Facturas rectificativas en Qclinicas

Acabamos de incorporar la posibilidad de realizar facturas rectificativas en Qclinicas Cloud. Para ello, hemos añadido de forma automática una nueva serie, la «R», enfocada a la creación de facturas rectificativas.

Para rectificar una factura, desde el listado de facturas, tienes que:
  1. Hacer clic en el botón con los tres puntos correspondiente a la factura que quieres rectificar.
  2. Hacer clic en la opción «Rectificar».
A continuación tienes que indicar:
  • La serie en la que se va a añadir la factura rectificativa. Por defecto es la «R».
  • La fecha de la factura rectificativa.
  • El motivo de la rectificación.

En la nueva factura rectificativa puedes ver que:

  • Pertenece a la serie «R»: R000001.
  • El importe de los servicios y/o artículos es negativo, ya que rectifica uno o varios importes previos positivos.
  • Indica la factura que rectifica.
  • Indica el motivo de la rectificación.

Desde el listado de facturas puedes:

  1. Filtrar las facturas rectificativas.
  2. Ver cada factura rectificativa como una factura más, pero con importe negativo.
  3. Ver que la factura está rectificada, ya que se indica con el recuadro amarillo y el icono de la goma de borrar.

Es importante tener en cuenta que solo se permite rectificar de forma completa una factura.

Duración de citas en función de la tarifa o de la especialidad

Acabamos de introducir una mejora, mediante la cual vas a poder asociar una duración a una tarifa (servicio) y/o a una especialidad, de tal forma que cuando selecciones un servicio en una cita, su duración se establecerá automáticamente a partir de la duración de la tarifa o, si no tiene duración, de la duración por defecto de la especialidad a la que está vinculada la tarifa.

Citas

Cuando selecciones una tarifa concreta, la duración de la cita se actualizará, tal y como se indica previamente.

Especialidades

En especialidades vas a poder introducir la duración predeterminada de las citas de una especialidad, y si la tarifa no tiene una duración por defecto, usará la de la especialidad.

Asociar sanitarios y tarifas a especialidades

Dentro de una especialidad vas a poder asociarla a los sanitarios y a las tarifas directamente.

Para ello tienes que ir a (1) Especialidades, y ahí hacer clic en el botón (2) de Edición.

En la ventana emergente que aparece podrás indicar:

  • (1) la duración predeterminada de la cita.
  • (2) si esta especialidad está habilitada en la cita online (aún no disponible).
  • (3) gestionar la relación con los sanitarios.
  • (4) gestionar la relación con las tarifas.

Para vincular un sanitario con la especialidad, tienes que hacer clic en (1) «Asociar a sanitarios».

Y luego seleccionar (1) los sanitarios que quieras asociar. Para finalizar, tienes que hacer clic en el botón «Asociar».

En cualquier momento puedes eliminar la vinculación entre un sanitario y una especialidad, haciendo clic en (1) o en (2), dependiendo qué sanitario quieras desvincular.

De la misma forma puedes asociar tarifas a la especialidad seleccionada.

Asociar sanitarios y especialidades a tarifas

Estas mismas relaciones las puedes establecer desde la gestión de una tarifa, en las pestañas Sanitarios y Especialidades.

Asociar especialidades y tarifas a sanitarios (empleados)

También puedes establecer estas relaciones desde la gestión de empleados, en las pestañas Especialidades y Tarifas.

Tarifas

Desde la zona de gestión de tarifas puedes hacer que una tarifa esté visible o no en la cita online y también establecer o modificar su duración.

Para ello tienes que ir a (1) Tarifas y (2) editar la que quieras modificar.

En la ventana emergente puedes habilitar la cita online y/o la duración predeterminada de la cita para esta tarifa.

Registro de versiones de facturas

Acabamos de añadir una nueva funcionalidad a Qclinicas Cloud, el registro de versiones de facturas, para adecuar la aplicación a la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Desde el 23 de marzo de 2022, todos los cambios que realices en las facturas de Qclinicas Cloud quedarán registrados de forma automática y podrán ser consultados.

Consultar cambios

Para consultar los cambios de una factura, dentro del listado de facturas, tienes que hacer clic en los tres puntos verticales (1) que despliegan el menú vertical y, ahí, hacer clic en (2) «Versiones». Puedes ver un número con el fondo redondo en gris (2 en este caso), que te indica el número de versiones de esta factura.

Panel de gestión de facturas

Al hacer clic en esta opción se abre una ventana emergente, donde puedes consultar la información de cada versión y, haciendo clic en la imagen del ojo, ver la factura en la correspondiente versión.

Distintas versiones de la factura
Previsualización de una versión de la factura

Facturas borradas

Este registro de versiones también controla las facturas que has borrado, por lo que si quieres ver qué facturas se han borrado, en el buscador avanzado tienes que seleccionar la opción «Mostrar facturas borradas» para que aparezcan (2) en la tabla, con su número de factura en fondo rojo. Si quieres consultar su registro de versiones, tienes que hacer clic (3)en el menú «Versiones» correspondiente a esa factura.

Visualización de las facturas borradas

Facturas previas

Cuando consultes una factura previa al inicio del registro de versiones, te aparecerá un aviso indicando que «Esta factura ha sido creada antes del inicio del registro de versiones, por lo que es posible que no se muestren todos los cambios realizados en la misma.».

Si la factura ha sido creada previamente al inicio del registro de versiones, pero ha sufrido cambios posteriormente, aparecerá tanto el aviso comentado en el párrafo anterior como los cambios realizados con posterioridad.

Envío de facturas por correo electrónico desde Qclinicas Cloud

Desde Qclinicas Cloud puedes enviar las facturas que crees en la propia plataforma por correo electrónico, con unos pocos clics.

Para ello tienes que ir a (1) la gestión de facturas, filtrar (2) las facturas usando el buscador avanzado y luego (3) hacer clic en el botón con un sobre correspondiente a la línea donde se encuentra la factura que quieres enviar.

Si aún no tienes configurado tu correo electrónico para el envío de notificaciones, te aparecerá la siguiente ventana. Tienes que hacer clic en el botón «Configurar» y seguir las instrucciones indicadas en el siguiente enlace, donde se explica la configuración del envío de correos electrónicos desde Qclinicas Cloud.

Si vuelves a hacer clic en el botón con el sobre, te aparecerá la siguiente ventana, donde aparece el correo del paciente o de la entidad (mutua,…) que recibirá la factura. Puedes cambiar el correo o añadir más destinatarios, separados por comas. A continuación tienes que hacer clic en el botón «Enviar».

Cada destinatario recibirá un único correo como el siguiente, donde la factura aparece como archivo adjunto en formato PDF.

Plantillas

Dispones de varias plantillas de envío de facturas. Para cambiar la plantilla que usas, tienes que ir a (1) «Organización» y allí, a la pestaña (2) «Envío de Emails».

En la parte inferior, dentro del menú de «Envío de documentos», puedes seleccionar (1) la «plantilla para el envío de facturas». A continuación tienes que hacer clic en el botón «Guardar los datos» para almacenar los cambios realizados.