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Qclinicas Cloud: software garante TicketBAI

Qclinicas Cloud cumple con los requisitos técnicos y está inscrita en el registro de software garante TicketBAI. En este artículo te explicamos cómo usar TicketBAI en Qclinicas Cloud. En el siguiente enlace tienes disponible una demo de Qclinicas Cloud con TicketBAI, por si quieres probar el sistema con datos ficticios.

¿Qué es TicketBAI?

TicketBAI es un proyecto compartido entre las tres Diputaciones Forales y el Gobierno Vasco con dos objetivos: luchar contra el fraude fiscal y facilitar el cumplimiento de las obligaciones del contribuyente digitalizándolas.

Por tanto desde la entrada en vigor de TicketBAI se establecen una serie de obligaciones legales y técnicas a todas las personas físicas y jurídicas que realicen una actividad económica obligándolas a utilizar un software de facturación que cumpla los requisitos técnicos de la norma.

Las Haciendas Forales han establecido un registro de software garante TicketBAI donde se van publicando aquellos programas de gestión que ya están inscritos en el sistema TicketBAI y que por lo tanto son garantes con él. Qclinicas Cloud, software de gestión de clínicas, es software garante TicketBAI.

¿Cómo activar TicketBAI en Qclinicas Cloud?

Lo primero que tienes que hacer es solicitarnos su activación, ya que necesitamos realizar ciertos trámites legales, muy sencillos, pero obligatorios. Puedes contactar con Qclinicas Cloud aquí.

¿Cómo utilizar TicketBAI en Qclinicas Cloud?

1) Envío de facturas a TicketBAI

Las facturas tienes que seguir creándolas como lo vienes haciendo hasta ahora, incluidas las facturas rectificativas, pero cuando las tengas listas, tienes que notificarlas a la Hacienda Foral. Hacerlo es muy sencillo, como puedes ver a continuación.

Tras activar TicketBAI, puedes ver que en el listado de facturas aparece una nueva columna, que indica el estado de la factura:

  • Icono verde: factura notificada a TicketBAI.
  • Icono gris: pendiente de notificar a TicketBAI.
  • Sin icono: facturas previas a la activación de TicketBAI.

Tenemos más iconos, con otros significados, que te explicamos al final de este artículo.

Puedes acceder a las funcionalidades de TicketBAI en el menú de cada factura, dentro del listado de facturas, usando el icono de los 3 puntos verticales, situado a la derecha de cada línea, y luego haciendo clic en «TicketBAI».

Se abrirá una ventana emergente, en la que tendrás que hacer clic en el botón «Emitir» para notificar la factura a TicketBAI.

Y ya está. No tienes que hacer nada más, la factura está notificada a TicketBAI. En esa misma ventana puedes ver la información de la notificación que acabas de hacer.

2) Consulta de facturas notificadas

Puedes consultar el estado de notificación de cada factura usando el mismo menú.

3) Envío a TicketBAI de facturas modificadas

TicketBAI permite realizar y notificar pequeñas modificaciones en la factura que no afecten a datos básicos como el importe total. Si la factura está notificada a TicketBAI, lo aconsejable es que hagas una factura rectificativa, que notifiques a TicketBAI esta factura rectificativa y que vuelvas a generar una nueva factura con los cambios.

Dicho esto, vamos a ver cómo corregir un error muy simple: un NIF incorrecto en una factura. He notificado una factura para el NIF 46242760P, pero la letra es incorrecta, ya que es una «H». Como puedes ver, la notificación se ha realizado correctamente, pero el justificante de notificación (recibo) indica que hay un aviso, pues el NIF del destinatario tiene un formato erróneo.

Si corrijo la factura, puedo enviar la modificación.

Y ahora puedes ver que esta segunda notificación (check verde) es correcta.

TicketBAI no permite enviar modificaciones en facturas en las que has realizado una modificación que afecte al importe total o a los desgloses de impuestos, como puede ser añadir un concepto del que te habías olvidado en la primera factura.

En una factura ya notificada he añadido una nueva línea.

A continuación envío la modificación.

Pero esta modificación no es aceptada por TicketBAI, ya que es un dato básico de la factura.

En casos como este, lo recomendable es generar una factura rectificativa y luego volver a emitir la factura con las modificaciones.

Estados de una factura de TicketBAI en Qclinicas Cloud

Si ves los checks en la columna «TBAI», puedes ver que tienes:

  • Verde: factura notificada correctamente.
  • Amarillo: factura notificada con incidencias.
  • Rojo: factura rechazada.
  • Gris: factura no notificada.
  • Sin color: factura previa al uso de TicketBAI.

¿Qué debes notificar a TicketBAI?

Debes notificar a TicketBAI todas las facturas generadas a partir de la activación de la funcionalidad, tanto las facturas corrientes, como sus modificaciones y sus facturas rectificativas.

Facturación rápida

Hemos añadido una serie de mejoras en la creación de facturas, tanto desde una cita como desde la zona de facturación, para que puedas crear más rápido tus facturas.

Ahora, cuando creas una factura, puedes indicar:

  • La fecha de la factura.
  • El estado del pago.
  • La forma de pago.
  • La cuenta si la forma de pago es transferencia bancaria.
  • Observaciones.

Al hacer clic en el botón «Añadir factura», esta se crea automáticamente.

Puedes modificar la factura posteriormente, pero con este cambio, la facturación de citas en las que tienes que cobrar un único servicio es mucho más rápida.

Facturas rectificativas en Qclinicas

Acabamos de incorporar la posibilidad de realizar facturas rectificativas en Qclinicas Cloud. Para ello, hemos añadido de forma automática una nueva serie, la «R», enfocada a la creación de facturas rectificativas.

Para rectificar una factura, desde el listado de facturas, tienes que:
  1. Hacer clic en el botón con los tres puntos correspondiente a la factura que quieres rectificar.
  2. Hacer clic en la opción «Rectificar».
A continuación tienes que indicar:
  • La serie en la que se va a añadir la factura rectificativa. Por defecto es la «R».
  • La fecha de la factura rectificativa.
  • El motivo de la rectificación.

En la nueva factura rectificativa puedes ver que:

  • Pertenece a la serie «R»: R000001.
  • El importe de los servicios y/o artículos es negativo, ya que rectifica uno o varios importes previos positivos.
  • Indica la factura que rectifica.
  • Indica el motivo de la rectificación.

Desde el listado de facturas puedes:

  1. Filtrar las facturas rectificativas.
  2. Ver cada factura rectificativa como una factura más, pero con importe negativo.
  3. Ver que la factura está rectificada, ya que se indica con el recuadro amarillo y el icono de la goma de borrar.

Es importante tener en cuenta que solo se permite rectificar de forma completa una factura.

Duración de citas en función de la tarifa o de la especialidad

Acabamos de introducir una mejora, mediante la cual vas a poder asociar una duración a una tarifa (servicio) y/o a una especialidad, de tal forma que cuando selecciones un servicio en una cita, su duración se establecerá automáticamente a partir de la duración de la tarifa o, si no tiene duración, de la duración por defecto de la especialidad a la que está vinculada la tarifa.

Citas

Cuando selecciones una tarifa concreta, la duración de la cita se actualizará, tal y como se indica previamente.

Especialidades

En especialidades vas a poder introducir la duración predeterminada de las citas de una especialidad, y si la tarifa no tiene una duración por defecto, usará la de la especialidad.

Asociar sanitarios y tarifas a especialidades

Dentro de una especialidad vas a poder asociarla a los sanitarios y a las tarifas directamente.

Para ello tienes que ir a (1) Especialidades, y ahí hacer clic en el botón (2) de Edición.

En la ventana emergente que aparece podrás indicar:

  • (1) la duración predeterminada de la cita.
  • (2) si esta especialidad está habilitada en la cita online (aún no disponible).
  • (3) gestionar la relación con los sanitarios.
  • (4) gestionar la relación con las tarifas.

Para vincular un sanitario con la especialidad, tienes que hacer clic en (1) «Asociar a sanitarios».

Y luego seleccionar (1) los sanitarios que quieras asociar. Para finalizar, tienes que hacer clic en el botón «Asociar».

En cualquier momento puedes eliminar la vinculación entre un sanitario y una especialidad, haciendo clic en (1) o en (2), dependiendo qué sanitario quieras desvincular.

De la misma forma puedes asociar tarifas a la especialidad seleccionada.

Asociar sanitarios y especialidades a tarifas

Estas mismas relaciones las puedes establecer desde la gestión de una tarifa, en las pestañas Sanitarios y Especialidades.

Asociar especialidades y tarifas a sanitarios (empleados)

También puedes establecer estas relaciones desde la gestión de empleados, en las pestañas Especialidades y Tarifas.

Tarifas

Desde la zona de gestión de tarifas puedes hacer que una tarifa esté visible o no en la cita online y también establecer o modificar su duración.

Para ello tienes que ir a (1) Tarifas y (2) editar la que quieras modificar.

En la ventana emergente puedes habilitar la cita online y/o la duración predeterminada de la cita para esta tarifa.

Registro de versiones de facturas

Acabamos de añadir una nueva funcionalidad a Qclinicas Cloud, el registro de versiones de facturas, para adecuar la aplicación a la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal.

Desde el 23 de marzo de 2022, todos los cambios que realices en las facturas de Qclinicas Cloud quedarán registrados de forma automática y podrán ser consultados.

Consultar cambios

Para consultar los cambios de una factura, dentro del listado de facturas, tienes que hacer clic en los tres puntos verticales (1) que despliegan el menú vertical y, ahí, hacer clic en (2) «Versiones». Puedes ver un número con el fondo redondo en gris (2 en este caso), que te indica el número de versiones de esta factura.

Panel de gestión de facturas

Al hacer clic en esta opción se abre una ventana emergente, donde puedes consultar la información de cada versión y, haciendo clic en la imagen del ojo, ver la factura en la correspondiente versión.

Distintas versiones de la factura
Previsualización de una versión de la factura

Facturas borradas

Este registro de versiones también controla las facturas que has borrado, por lo que si quieres ver qué facturas se han borrado, en el buscador avanzado tienes que seleccionar la opción «Mostrar facturas borradas» para que aparezcan (2) en la tabla, con su número de factura en fondo rojo. Si quieres consultar su registro de versiones, tienes que hacer clic (3)en el menú «Versiones» correspondiente a esa factura.

Visualización de las facturas borradas

Facturas previas

Cuando consultes una factura previa al inicio del registro de versiones, te aparecerá un aviso indicando que «Esta factura ha sido creada antes del inicio del registro de versiones, por lo que es posible que no se muestren todos los cambios realizados en la misma.».

Si la factura ha sido creada previamente al inicio del registro de versiones, pero ha sufrido cambios posteriormente, aparecerá tanto el aviso comentado en el párrafo anterior como los cambios realizados con posterioridad.