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Cita online

Desde Qclinicas Cloud tu clínica puede recibir solicitudes de citas online. En esta entrada te explicamos cómo funciona y cómo realizar la configuración. La dividimos en tres bloques fundamentales:

  • Activación y configuración básica
  • Configuración avanzada
  • Reserva por parte del cliente

Ten en cuenta que esta funcionalidad está desarrollada para maximizar los huecos de trabajo, de tal forma que el sistema siempre empezará ofreciendo los huecos desde primera hora y de manera secuencial.

Activar la cita online

Lo primero que tienes que hacer es activar la funcionalidad. Para ello tienes que ir al menú de gestión de la Organización, y ahí seleccionar la pestaña de Cita online.

Una vez pulses en «Habilitar la funcionalidad de reserva online de citas» se te mostrarán las diferentes opciones que dispones de configuración.

Por defecto Qclinicas Cloud permite reservar en la sede principal por lo que el campo «Habilitar la sede principal para la reserva online de citas» estará ya marcado. Si dispones de más de una clínica situada en diferentes ubicaciones físicas y quieres habilitar la funcionalidad, tendrás que dirigirte a la sección del programa encargada de gestionar dichas ubicaciones -elemento «Sedes». En la sección «configuración avanzada» al final de esta entrada se explica más en detalle.

Qclinicas Cloud te proporciona tres direcciones web diferentes para que tus pacientes puedan reservar sus citas permitiendote configurar el sufijo de dicha dirección con el nombre que más se adapte a tu clínica. En el siguiente ejemplo utilizamos el texto quadralia, por lo que el sistema de cita online es accesible a través de las siguientes direcciones:

Confirmación de cita. Dispones de dos opciones: automáticamente o de forma manual, y, si la confirmación es automática, cómo notificárselo al paciente: a través de SMS y/o de correo electrónico. En el siguiente enlace te explicamos cómo configurar el envío de correos electrónicos desde Qclinicas Cloud.

El sistema permite en caso de que así lo prefieras, que tus pacientes puedan especificar que sanitario y/o servicio desean. Para ello tienes que marcar el campo «¿Quieres que el nombre y apellidos de tus sanitarios sean visibles en la cita online?«. Si dispones de un solo empleado en la clínica puedes desmarcar el campo -ya que todas las reservas que se hagan se asociarán al único sanitario activo-,

El campo «número de días que está abierta la agenda» te permite que tu agenda solo esté disponible a X días vista para evitar que alguien pueda reservar citas muy lejanas en el tiempo -puedes dejarlo vacío para no establecer esta limitación-,

Qclinicas Cloud te permite dejar una ventana de tiempo de seguridad para evitar que alguien pueda reservar una cita muy encima de la hora a través del campo «tiempo mínimo de antelación de la reserva (en horas)». Además también puedes especificar cuantos huecos como máximo puedan ver tus pacientes a la hora de seleccionar una hora. Por defecto se muestran todas las horas disponibles, en caso de no quererlo, tienes que indicar el número máximo de huecos diarios a mostrar.

Recomendación: A más huecos mayor probabilidad de alguna hora le encaje al paciente lo que incrementa la posibilidad de que un paciente o posible nuevo paciente pueda reservar una hora

Qclinicas Cloud dispone de seis campos para que un paciente se identifique dejándote a ti la posibilidad de especificar cuales quieres que un paciente cubra obligatoriamente para formalizar una reserva. Esto te resultará útil para identificar al paciente en caso de que el sistema no sea capaz de encontrar coincidencias. Además como recomendación, sugerimos que los campos de contacto sean obligatorios para disponer de más de un canal de comunicación para poder ponerte en contacto con el paciente en caso de ser necesario.

Una vez formalizada la reserva, el sistema puede notificar en tiempo real cuando se produce una reserva. Puedes indicar que se notifique a empleados concretos, perfiles y correos adicionales.

Antes de formalizar una reserva un paciente debe disponer de una serie de textos legales. El sistema dispone de dos formas de abordar esta cuestión. Especificando tu mismo los correspondientes textos o bien, si los dispones en un sitio web externo, indicando la dirección web a dichos textos.

Desde Qclinicas Cloud, os proporcionamos una plantilla por defecto para cada texto, pero es deber de la clínica revisarla y realizar las modificaciones pertinentes.

Para finalizar, puedes personalizar la web de reservas añadiendo el logo de tu clínica y el icono. El logotipo se usará en la parte superior de tu página pública de reservas y el icono en la pestaña.

Recuerda hacer clic en el botón Guardar antes de salir.

Configuración avanzada

Puedes realizar una configuración avanzada de los siguientes elementos:

  • Sedes.
  • Especialidades.
  • Tarifas.
  • Asociar tarifas a especialidades.
  • Horarios.

Sedes

Si tienes más de una sede, puedes habilitar la cita online en ellas desde de la configuración de las sedes.

Ahí tienes que editar la sede que quieres modificar:

Y luego tienes que habilitar la cita online y guardar este cambio.

Especialidades

Puedes habilitar las especialidades en la cita online desde de la configuración de las especialidades.

Tienes que editar la especialidad que quieres modificar:

Puedes modificar la duración predeterminada de la cita -en caso contrario se asignará la definida para la organización- y habilitar la cita online. Pulsa en guardar para hacer efectivos los cambios.

Tarifas

Puedes habilitar las tarifas en la cita online desde de la configuración de las tarifas.

Editas la tarifa que quieras hacer visible en el formulario de reservas:

Habilitas la cita online, indicas la duración predeterminada de la cita -en caso de ser necesario- y guardas este cambio.

Asociar tarifas a especialidades

Puede ocurrir que tengas tarifas que pertenezcan a determinadas especialidades, y como tales deben mostrarse correctamente en el formulario de reservas según la selección que hagan tus pacientes, para ello debes indicar para una especialidad que tarigas tiene disponibles.

La asociación de una tarifa y una especialidad puedes hacerla:

  • Editando una especialidad, asociándole una tarifa.
  • Editando una tarifa, asociándole una especialidad.

Desde la especialidad, tienes que hacer clic en el botón Asociar a tarifas:

En el menú desplegable tienes que seleccionar la tarifa, luego tienes que pulsar el botón Asociar.

Desde la tarifa, tienes que hacer clic en el botón Asociar a especialidades:

En el menú desplegable tienes que seleccionar la especialidad, luego tienes que pulsar el botón Asociar.

Horarios

Es muy importante que el sistema de reservas solo muestre aquellas horas en las que la clínica o los sanitarios estén disponibles. Para ello puedes valerte de la configuración de horarios.

Qclinicas Cloud te permite configurar tanto los horarios de la clínica como los horarios de cada empleado además de los bloqueos de horarios de las distintas sedes y sanitarios para que solo aparezcan citas disponibles cuando las sedes de tus clínicas están abiertas y los sanitarios disponibles.

Si sólo dispones de un único empleado, puedes prescindir de configurar el horario de dicho empleado ya que su horario coincidirá con el horario de apertura y cierre de la clínica.

En el siguiente enlace puedes ver cómo gestionar los horarios en Qclinicas Cloud. Este paso no es obligatorio, pero sí altamente recomendable, porque si no lo haces, el sistema calculará los huecos en base al horario definido por defecto.

Reservas

Tus pacientes pueden acceder desde la parte pública para hacer una reserva. Recuerda que puedes utilizar cualquiera de los dominios definidos para la dirección web, utilizamos el texto quadralia como dirección en el siguiente ejemplo:

El primer paso de la reserva es seleccionar el centro (sede) a la que el paciente quiere asistir.

A continuación el paciente tiene que seleccionar la especialidad.

En este momento ya aparecen huecos en el calendario con la disponibilidad del centro.

El paciente aún puede seleccionar 2 filtros más: el servicio y el sanitario.

Al seleccionar un día y una hora, se abre un panel para introducir los datos personales del paciente y realizar la reserva, haciendo clic en el botón Reservar.

Luego aparece una vista previa con el resumen de la reserva. Para finalizar todo el proceso, el paciente tiene que hacer clic en Reservar.

Como último paso, aparece un mensaje de confirmación de la reserva.

El paciente puede añadir a su calendario la cita haciendo clic en el botón Añadir a mi agenda.

En la parte privada vas a ver una cita con un formato diferente: borde de color con fondo gris y una campana en la esquina superior derecha.

Si sitúas el ratón encima de la cita, verás su información básica, así como que tienes pendiente asignar el paciente que reservó la cita online a uno existente o a uno nuevo.

Si haces clic en la cita, te aparece una ventana con las coincidencias del paciente que reservó la cita con los pacientes que tienes en tu sistema. Si haces clic en el botón de confirmación, se seleccionará ese paciente. Si no seleccionas ningún paciente y haces clic en Confirmar, se creará un paciente nuevo.

Solo te queda confirmar la reserva.

Y la reserva aparecerá como una cita normal.

Confirmación manual

Puede que hayas configurado la reserva manual en la configuración de tu organización.

Si no confirmas las reservas de forma automática, al paciente se le indica que recibirá la confirmación por correo electrónico y/o SMS cuando la clínica la confirme.

En las citas de la clínica, aparece como Reserva pendiente de confirmar.

Si haces clic en la cita podrás seleccionar el paciente.

Y el método de confirmación de la reserva.

Cuando hagas clic en Confirmar, el paciente recibirá una notificación con la confirmación de la reserva.

Dudas

Si tienes alguna duda, puedes contactar con nosotros por teléfono, correo electrónico o WhatsApp. En el siguiente enlace puedes ver la información de contacto.

Duración de citas en función de la tarifa o de la especialidad

Acabamos de introducir una mejora, mediante la cual vas a poder asociar una duración a una tarifa (servicio) y/o a una especialidad, de tal forma que cuando selecciones un servicio en una cita, su duración se establecerá automáticamente a partir de la duración de la tarifa o, si no tiene duración, de la duración por defecto de la especialidad a la que está vinculada la tarifa.

Citas

Cuando selecciones una tarifa concreta, la duración de la cita se actualizará, tal y como se indica previamente.

Especialidades

En especialidades vas a poder introducir la duración predeterminada de las citas de una especialidad, y si la tarifa no tiene una duración por defecto, usará la de la especialidad.

Asociar sanitarios y tarifas a especialidades

Dentro de una especialidad vas a poder asociarla a los sanitarios y a las tarifas directamente.

Para ello tienes que ir a (1) Especialidades, y ahí hacer clic en el botón (2) de Edición.

En la ventana emergente que aparece podrás indicar:

  • (1) la duración predeterminada de la cita.
  • (2) si esta especialidad está habilitada en la cita online (aún no disponible).
  • (3) gestionar la relación con los sanitarios.
  • (4) gestionar la relación con las tarifas.

Para vincular un sanitario con la especialidad, tienes que hacer clic en (1) «Asociar a sanitarios».

Y luego seleccionar (1) los sanitarios que quieras asociar. Para finalizar, tienes que hacer clic en el botón «Asociar».

En cualquier momento puedes eliminar la vinculación entre un sanitario y una especialidad, haciendo clic en (1) o en (2), dependiendo qué sanitario quieras desvincular.

De la misma forma puedes asociar tarifas a la especialidad seleccionada.

Asociar sanitarios y especialidades a tarifas

Estas mismas relaciones las puedes establecer desde la gestión de una tarifa, en las pestañas Sanitarios y Especialidades.

Asociar especialidades y tarifas a sanitarios (empleados)

También puedes establecer estas relaciones desde la gestión de empleados, en las pestañas Especialidades y Tarifas.

Tarifas

Desde la zona de gestión de tarifas puedes hacer que una tarifa esté visible o no en la cita online y también establecer o modificar su duración.

Para ello tienes que ir a (1) Tarifas y (2) editar la que quieras modificar.

En la ventana emergente puedes habilitar la cita online y/o la duración predeterminada de la cita para esta tarifa.

Envío de facturas por correo electrónico desde Qclinicas Cloud

Desde Qclinicas Cloud puedes enviar las facturas que crees en la propia plataforma por correo electrónico, con unos pocos clics.

Para ello tienes que ir a (1) la gestión de facturas, filtrar (2) las facturas usando el buscador avanzado y luego (3) hacer clic en el botón con un sobre correspondiente a la línea donde se encuentra la factura que quieres enviar.

Si aún no tienes configurado tu correo electrónico para el envío de notificaciones, te aparecerá la siguiente ventana. Tienes que hacer clic en el botón «Configurar» y seguir las instrucciones indicadas en el siguiente enlace, donde se explica la configuración del envío de correos electrónicos desde Qclinicas Cloud.

Si vuelves a hacer clic en el botón con el sobre, te aparecerá la siguiente ventana, donde aparece el correo del paciente o de la entidad (mutua,…) que recibirá la factura. Puedes cambiar el correo o añadir más destinatarios, separados por comas. A continuación tienes que hacer clic en el botón «Enviar».

Cada destinatario recibirá un único correo como el siguiente, donde la factura aparece como archivo adjunto en formato PDF.

Plantillas

Dispones de varias plantillas de envío de facturas. Para cambiar la plantilla que usas, tienes que ir a (1) «Organización» y allí, a la pestaña (2) «Envío de Emails».

En la parte inferior, dentro del menú de «Envío de documentos», puedes seleccionar (1) la «plantilla para el envío de facturas». A continuación tienes que hacer clic en el botón «Guardar los datos» para almacenar los cambios realizados.

Gestión de horarios en Qclinicas Cloud

Hemos añadido una nueva funcionalidad de gestión de horarios en Qclinicas Cloud.

Desde esta funcionalidad puedes gestionar los horarios de apertura y de cierre, así como días especiales, tanto de tus sedes como de tus empleados: horarios no habituales, vacaciones, días libres,…

La finalidad de esta gestión de horarios es que cuando gestiones las citas puedas ver la disponibilidad de tus empleados, recibiendo un aviso si no se encuentra disponible.

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Cómo usar Qclinicas Cloud desde tu iPhone o tu iPad

En este artículo te explico cómo utilizar de una forma completa nuestro programa de gestión de clínicas «Qclinicas Cloud» en tu iPhone o en tu iPad, sin instalar ninguna aplicación.

Desde tu iPhone o desde tu iPad puedes usar todas las funcionalidades que te proporciona Qclinicas Cloud: gestión de citas, sedes, especialidades, empleados, facturas,…

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