Copias de seguridad en Dropbox

Qclinicas permite almacenar de forma automática copias de seguridad de los datos de Qclinicas en Dropbox.

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos en la nube. El servicio permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea entre ordenadores y compartir archivos y carpetas con otros. Existen versiones gratuitas y de pago.

Antes de empezar la configuración asegúrate de que tienes una cuenta de Dropbox. Si no la tienes accede a Dropbox, regístrate y consigue una cuenta gratuita.

Una vez registrado, accede a tu cuenta de Dropbox, usando tu usuario y tu contraseña.

Configuración

A continuación vamos a ver cómo se configura Qclinicas para que realice las copias de seguridad de toda la información almacenada en el programa de forma automática en tu cuenta de Dropbox. Esta copia está cifrada, por lo que solo tu puedes acceder a los datos para su recuperación.

Lo primero que tienes que hacer es entrar en Qclinicas con un usuario que tenga perfil de Administrador y dar permiso a Qclinicas para que pueda acceder a la cuenta de Dropbox donde se desean almacenar las copias de seguridad.

Para ello tienes que hacer clic en la pestaña ‘Configuración‘.

Cinta Qclinicas mostrando la pestaña de configuración

A continuación tienes que pulsar en el botón ‘Configurar parámetros‘ y accederás a la ventana de “Configuración y personalización de Qclinicas“. Ahí tienes que ir al botón “Copia de seguridad en la nube“.

Ventana de configuracion de Qclinicas mostrando la configuración de Dropbox

La primera vez que accedes a la opción de configuración de la ‘Copia de seguridad en la nube‘ Qclinicas te indica que hay problemas para acceder a Dropbox, ya que todavía no se ha configurado.

Para configurarlo debes de pulsar sobre el botón ‘Contectar con Dropbox‘ para que se muestre en el navegador integrado de Qclinicas la página de Dropbox y así conceder los permisos a Qclinicas para utilizar este servicio.

Conceder permisos a Qclinicas para acceder a Dropbox

Si todavía no tienes una cuenta de Dropbox puedes crearla en este momento. La cuenta es gratuita para un determinado espacio; si necesitaras más lo  podrás adquirir directamente a Dropbox desde esa cuenta.

Una vez introducidos los datos de usuario de Dropbox (o creada una nueva cuenta), Dropbox mostrará la pantalla de confirmación para dar permiso a Qclinicas a utilizar el espacio de Dropbox para almacenar las copias de seguridad. Aquí tienes que hacer clic en el botón “Permitir“.

Conectar Qclinicas con Dropbox

Si todo se ha configurado correctamente el navegador se cerrará de forma automática transcurridos unos segundos y se volverá a la ventana de “Configuración y personalización de Qclinicas”, mostrando la información de la configuración de Dropbox.

Información de acceso correcto de Qclinicas a Dropbox para realización de copias de seguridad

Puedes modificar los parámetros de automatización de la copia de seguridad, como pueden ser:

  • Espacio para Qclinicas:  es el espacio que se utilizará en tu cuenta de Dropbox para almacenar las copias de seguridad. Si este espacio no fuera suficiente, el proceso de copia de seguridad producirá un error y se te notificaría por correo electrónico para que modifiques este parámetro. Ten en cuenta que a medida que des de alta nuevos pacientes, facturas, adjuntes documentos a éstos, etc. la copia de seguridad aumentará de tamaño, necesitando más espacio. En la parte inferior del cuadro de configuración tienes información del espacio disponible en Dropbox y del espacio total del que dispones.
  • Número de copias almacenadas: se corresponde con el número de copias que vas a almacenar. Recuerda que la copia de seguridad se realiza de forma automática todos los días, por lo que si almacenas 10 copias, y trabajas de lunes a viernes, tendrás resguardados los datos de 2 semanas de trabajo. Puedes almacenar tantas copias como desees, siempre y cuando la suma de todas no supere el espacio reservado para Qclinicas.
  • Hora para la realización de la copia: Qclinicas tratará de realizar la copia de seguridad siempre que se inicie, de forma transparente al usuario; sin embargo, si el ordenador donde se encuentra instalado no se apaga durante largos periodos de tiempo que incluyan varios días, puedes configurar la hora a la que desea que este proceso se realice. Te recomendamos que la hora sea una en la que la carga de trabajo de la clínica sea baja; por ejemplo, la hora de comer al mediodía o la última hora de la tarde, para evitar interferir tanto en la realización de la copia como en el uso normal del programa.

Una vez establecidos todos los parámetros, basta con pulsar sobre el botón ‘Guardar cambios‘ en la cinta de opciones para que se almacenen los nuevos parámetros.

La próxima vez que inicies Qclinicas o que se llegue a la hora establecida para la copia de seguridad, ésta se iniciará de forma automática.

Proceso copia de seguridad Dropbox

Ejecución manual de la copia de seguridad

En cualquier momento puedes iniciar una nueva copia de seguridad en Dropbox. Para ello simplemente accede a la pestaña ‘Configuración‘ y pulsa sobre la opción ‘Dropbox‘ que se encuentra en Copia de Seguridad -> Realizar. Automáticamente se iniciará un nuevo proceso mediante el cual se realizará la copia de seguridad y se subirá a Dropbox.

Realizar copia de seguridad Dropbox de forma manual

Restauración de la copia de seguridad

Finalmente, si lo que deseas es restaurar una copia de seguridad, dirígete a la pestaña ‘Configuración‘ y pulsa sobre la opción ‘Dropbox‘ que se encuentra en Copia de Seguridad -> Restaurar para que se muestre el asistente de restauración de copias de seguridad.

Paso 1 - Asistente restauración copia de seguridad de Qclinicas en Dropbox

En este primer paso se nos advierte de que una vez realizada la restauración Qclinicas se tendrá que reiniciar de forma automática para volver a cargar todos los datos restaurados.

Al pasar al segundo paso debes de escoger la copia de seguridad que deseas restaurar:

Paso 2 - Asistente restauración copia de seguridad de Qclinicas en Dropbox

Una vez seleccionada la copia y tras realizar clic sobre el botón ‘Siguiente >‘, ésta se restaurará de forma automática y se reiniciará Qclinicas con los datos restablecidos a la fecha y hora en la que se realizó la copia de seguridad.

Paso 3 - Asistente restauración copia de seguridad de Qclinicas en Dropbox

Incidencias

Si falla la copia de seguridad realiza las siguientes comprobaciones:

  • Asegúrate de que el equipo donde está la base de datos está encendido.
  • Comprueba que el usuario de Qclinicas con el que estás accediendo para la configuración de Dropbox tiene perfil de Administrador.
  • Comprueba que estás accediendo con la cuenta correcta de Dropbox.
  • Revisa la conectividad a Internet. Para ello trata de acceder a la página web de Dropbox.
  • Revisa si dispones de espacio suficiente en Dropbox.

Si todos los puntos anteriores están bien, ejecuta una copia de seguridad en un dispositivo USB. Si la copia funciona, posiblemente sea un problema relacionado con el servicio de Dropbox, por lo que te aconsejamos que:

  • Aumentes el espacio en Dropbox, bien eliminando archivos, bien adquiriendo más espacio.
  • Desconectes y vuelvas a conectar en Qclinicas la asociación con Dropbox.

Si todo esto falla, comprueba los siguientes puntos:

Si el programa está instalado en red:

  • Asegúrate de que el equipo que trabaja como servidor se encuentra encendido y es accesible por el cliente.
  • Asegúrate de que los equipos están configurados con direcciones IP fijas, ya que el uso de DHCP (IP automáticas) hace que se pierda la sincronización de los clientes con el servidor. Si este es el caso, debes cambiar la IP del servidor por la IP fija que tenías en el momento de la instalación. Si no recuerdas esta IP, ponla fija en el servidor y vuelve a instalar los clientes para que almacenen la nueva IP del servidor.
  • Asegúrate de que en el equipo servidor se encuentra instalado el servicio mysqlqc y éste se encuentra iniciado. Muchas veces, tras una actualización o la instalación de otro programa, el servicio se para debido a que el equipo necesita reiniciarse.
  • Prueba a reiniciar el equipo para que se apliquen los cambios pendientes de otras instalaciones y/o actualizaciones.

Si el programa está instalado en un solo equipo:

  • Asegúrate de que en el equipo se encuentra instalado el servicio mysqlqc y éste se encuentra iniciado. Muchas veces, tras una actualización o la instalación de otro programa, el servicio se para debido a que el equipo necesita reiniciarse.
  • Prueba a reiniciar el equipo para que se apliquen los cambios pendientes de otras instalaciones y/o actualizaciones.

Otras situaciones:

  • Si se ha aplicado una actualización de Qclinicas y tiense varios equipos en tu clínica, es muy probable que el primero que se ha actualizado realizara cambios en la base de datos que todavía no tienen registrados el resto de los equipos. Simplemente sal de Qclinicas en estos equipos y vuelve a entrar para que la actualizaciones tengan efecto en todos los equipos.
  • Si has restaurado una copia de seguridad desde otro equipo, es posible que los equipos que no han realizado la restauración todavía tengan datos antiguos de la base de datos sin restaurar. Sal de Qclinicas y vuelve a entrar para solucionar el problema.

Si ninguna de estas soluciones corrige el problema, te informamos de que tenemos un servicio de asistencia remota mediante el cual podremos conectarnos a tu equipo y tratar de solucionarlo. Tienes más información en el siguiente enlace: http://www.qclinicas.com/servicios-para-clinicas/asistencia-informatica-remota-para-clinicas/